Prepare su asesoría / empresa para el nuevo escenario fiscal
Desde hace algún tiempo buena parte del mundo empresarial español está pendiente de los cambios que va a introducir la normativa de facturación en el marco de la lucha contra el fraude fiscal. Uno de los pilares clave de este cambio es el sistema verificable de facturación denominado VeriFactu.
¿Qué es VeriFactu?
El término VeriFactu designa, de modo coloquial, el conjunto de obligaciones que regulan los denominados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) en España, tal como recoge el Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y su desarrollo reglamentario mediante el Real Decreto 1007/2023.
El objetivo es que los sistemas de facturación garanticen, al menos, los siguientes aspectos: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Además, permite dos modalidades:
- La modalidad VeriFactu propiamente dicha: envío automático de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en el momento de su emisión.
- La modalidad “no-VeriFactu”: el sistema conserva los registros conforme a los requisitos, pero no los comunica de forma automática a la AEAT, aunque está obligado a conservarlos y a que queden disponibles si la administración los requiere.
¿A quién afecta? ¿Quién está obligado?
Según la normativa vigente, estarán obligados a disponer de un sistema de facturación adaptado a VeriFactu (o al menos cumplir los requisitos técnicos) todos los empresarios individuales o sociedades, así como entidades sin personalidad jurídica que desarrollen actividades económicas en territorio común español.
Se excluyen, entre otros, los sujetos que estén ya adheridos al régimen del Suministro Inmediato de Información (SII) en IVA, determinados regímenes especiales y los territorios forales con normativa propia (por ejemplo, País Vasco o Navarra) en muchos casos.
¿Cuáles son los plazos clave para 2026?
El Real Decreto 1007/2023 fijó plazos escalonados para la adaptación:
- Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptado su sistema de facturación a VeriFactu desde el 1 de enero de 2026.
- Para autónomos, profesionales y entidades que no tributan por sociedades, el plazo es el 1 de julio de 2026.
¿Qué obligaciones concretas trae VeriFactu?
Algunas de las obligaciones clave que deben cumplir los usuarios de sistemas de facturación bajo esta normativa son:
- Utilizar un software de facturación que esté adaptado al reglamento (asegurar que garantice la inalterabilidad de los datos, firma digital, etc.).
- Generar en cada factura un identificador único alfanumérico, e incluir un Código QR con datos clave de la factura que permita su verificación.
- Incluir en la factura —cuando funcione bajo la modalidad VeriFactu— una referencia expresa como “Factura verificable” o “VeriFactu”, para que quede claro que se cumple ese sistema.
- Conservar un “registro de eventos” en el sistema de facturación, que documente accesos, modificaciones, anulaciones, etc., y que garantice la trazabilidad del proceso.
- En caso de optar por la modalidad de envío automático, remitir los registros de facturación a la AEAT en tiempo real o lo más cercano a ello. En caso de optar por la modalidad de conservación interna, garantizar que los datos están a disposición si la AEAT los requiere.
¿Qué pasa si no se cumple?
El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones graves. Según las fuentes, hay multas previstas que pueden alcanzar los decenas de miles de euros para pequeñas empresas e incluso más para los proveedores de software que no adapten sus soluciones.
Además, la utilización de un sistema que permita “caja B” o que no garantice la trazabilidad podría implicar la consideración del software como no válido, con todas sus consecuencias tributarias.
¿Qué pasos debe dar su asesoría o empresa para adaptarse?
Para estar preparados al cambio, conviene seguir los siguientes pasos:
- Auditar el sistema actual de facturación: verificar si el software cumple con los requisitos (firma digital, generador de identificador, código QR, registro de eventos, etc.).
- Contactar a su proveedor de software de facturación y solicitar confirmación de que está adaptado al reglamento y, si no lo está, planificar su actualización o cambio.
- Formar al personal encargado de la facturación para que conozca los nuevos procedimientos, especialmente en lo que respecta a la inalterabilidad, la imposibilidad de modificar ciertas facturas sin dejar rastro, la generación del QR, etc.
- Revisar los procesos internos de emisión de facturas: estructurar la plantilla de factura para incluir los nuevos campos obligatorios (identificador, QR, leyenda “VeriFactu” si aplica) y ajustar los sistemas operativos para que la emisión de facturas quede correctamente registrada.
- Considerar la transición anticipada. Aunque los plazos oficiales para algunos sujetos van hasta 2026, adelantar la adaptación reduce riesgos y facilita la transición tecnológica y organizativa.
¿Qué impactos puede tener para autónomos, pymes y asesorías?
- Mejor control y trazabilidad de la facturación: el sistema permitirá una visión más clara y precisa de lo que se factura, lo que a su vez puede mejorar la gestión interna, la planificación fiscal y la prevención de riesgos.
- Inversión inicial: puede haber coste asociado al cambio de software o adaptación del existente. Se recomienda valorarlo como inversión de cumplimiento y mejora operativa.
- Cambio de mentalidad: pasar de sistemas tradicionales de facturación (por ejemplo, facturas “tipo Word/Excel”) a sistemas certificados que garanticen integridad y trazabilidad. Esto implica que tanto asesorías como sus clientes deben prepararse en términos de organización y formación.
- Ventaja competitiva: para el despacho que acompaña a sus clientes en este proceso, puede suponer una oportunidad para diferenciarse ofreciendo asesoramiento completo en la adaptación a VeriFactu + factura electrónica + digitalización del proceso.
Conclusión
El año 2026 se presenta como un punto de inflexión en el ámbito de la facturación y control tributario en España. Contribuyentes, autónomos, pymes, asesorías y proveedores de software se enfrentan a la obligación de adaptarse al sistema VeriFactu. La clave está en anticiparse: auditar, adaptar, formar y comunicar. Más allá del cumplimiento, este cambio puede suponer una mejora operativa real en la gestión de la facturación, el control y la transparencia.